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Documentaliste (CDD 4,5 mois) (H/F)

Publié le 31 juillet 2018

Référence : CDD/DE/DOCU/1807

Votre contexte

Vous intégrez la Direction des émetteurs de l’AMF, composée d’une cinquantaine de collaborateurs ; celle-ci exerce une double mission de :

  • contrôle des opérations financières et des informations publiées à cette occasion par les émetteurs sur les marchés ;
  • surveillance de l’information permanente et de l'information financière diffusées par les sociétés cotées sur un marché réglementé.

Elle est organisée en trois divisions opérationnelles et une division support. La division support élabore une doctrine sur les positions prises par l'AMF, et assure le contrôle et la publication de l’information périodique des sociétés et des décisions, des documents visés ou enregistrés. Le poste est positionné au sein de cette division support.

En tant que documentaliste, vous apportez, en binôme avec une autre documentaliste, un support en terme :

  • d’archivage électronique et papier des documents de la direction
  • de recherches et veilles documentaires
  • de transmission de l’information au travers de la réalisation d’une revue de presse électronique quotidienne

Vous serez également en charge du suivi et du contrôle de la « base de données » relative au dépôt de l’information financière avec les acteurs internes et externes. Vous en assurerez le support de 1er niveau auprès des utilisateurs. Vous contribuez à garantir la fiabilité du traitement de l’activité et des données relatives aux informations réglementées.

Ce poste est à pourvoir à compter du 15/10/2018 dans le cadre d’un contrat à durée déterminée d’une durée de 4 mois et demi (remplacement congé maternité).

Votre mission

  • Réaliser quotidiennement, en binôme avec l’autre documentaliste de la Direction, une revue de presse électronique : sélection, mise en ligne et indexation des articles dans l’outil.
  • Réaliser des veilles documentaires et des recherches ponctuelles en fonction des demandes des opérationnels (recherche d’articles dans la base Factiva et la revue de presse DE notamment, recherches de courriers, notes internes, etc.).
  • Procéder au traitement et à l’archivage des dossiers opérationnels de la Direction des émetteurs :
    • Archivage électronique dans l’outil de la Direction
    • Archivage papier en relation avec le tiers-archiveur et/ou le Ministère des Finances : mise en carton, listing, utilisation d’un logiciel pour les demandes de consultation et de réintégration des dossiers ainsi que gestion de la logistique
    • Gestion et suivi des prêts de documents (interne AMF).
  • Administrer la « base de données » dédiée au dépôt et suivi de l’information réglementée des émetteurs :
    • Gestion de la création des comptes pour les émetteurs ou leurs conseils
    • Accompagnement des émetteurs ou leurs conseils, par mail ou par téléphone pour les aider au dépôt de leur information réglementée auprès de l’AMF via l’extranet dédié
    • Réponse aux acteurs internes de l’AMF sur les procédures ou questions en lien avec la « base de données »
    • Assurance, en lien avec l’équipe MOA de la DE, le bon fonctionnement de la « base de données ».
  • Remplacer ponctuellement la titulaire du poste « diffusion émetteurs » : publication du relevé quotidien, des avis du département des offres publiques, des passeports sur le site Internet de l’AMF, et contrôle de la publication des conditions définitives sur le site internet de l’AMF.

Votre profil

De formation niveau bac +2 minimum en gestion documentaire, vous disposez d’une expérience probante dans le traitement  et  l’archivage de documents, la gestion de base de données et la recherche documentaire.

Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques (métiers et bureautiques).

  • Qualité relationnelle dans les contacts avec les interlocuteurs internes / externes
  • Sens du service et du travail en équipe
  • Rigueur, capacité à détecter les anomalies et à alerter
  • Autonomie
  • Réactivité

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Mentions légales :
Responsable de la publication : Le Directeur de la Direction de la communication de l'AMF
Contact : Direction de la communication, Autorité des marchés financiers - 17, place de la Bourse - 75082 Paris Cedex 02