L’AMF publie la synthèse de ses contrôles SPOT sur les enregistrements des conversations téléphoniques des sociétés de gestion

Conformément au code monétaire et financier, les sociétés de gestion sont soumises à une obligation générale d’enregistrement de tout service fourni et de toute transaction effectuée. Cette obligation couvre notamment l’enregistrement des conversations téléphoniques susceptibles de donner lieu à la fourniture d’un service d’investissement ou à la conclusion d’une transaction. 

Afin d’évaluer la conformité des pratiques mises en œuvre par les sociétés de gestion, l’AMF a conduit une série de contrôles thématiques « SPOT » (Supervision des Pratiques Opérationnelle et Thématique) auprès de cinq sociétés ayant des profils et des tailles différents. Ces contrôles ont porté sur la période allant du 1er janvier 2023 au 31 décembre 2025. 

Les travaux menés ont couvert les thématiques suivantes :

• la politique d’enregistrement des conversations téléphoniques et de conservation de ces enregistrements ;
• l’analyse du champ d’application de l’enregistrement des conversations téléphoniques ;
• la vérification des conditions d’accès aux enregistrements, ainsi que de leur confidentialité, de leur intégrité et de leur conservation ;
• l’information des personnes enregistrées et la formation des collaborateurs ;
• les contrôles permanents et périodiques réalisés sur ce sujet.

L’AMF note que le recours à la passation d’ordres par téléphone tend à diminuer au sein des sociétés de gestion, sous l’effet de la montée en puissance des outils électroniques de négociation. Les résultats du questionnaire mené auprès des sociétés de gestion françaises à l’été 2025 illustrent cette évolution : seules 19 % des sociétés de gestion répondantes déclarent encore utiliser le canal téléphonique. En outre, lorsque celui-ci est utilisé, il ne représente généralement qu’une faible part des ordres transmis, ce qui peut conduire à le considérer comme un canal secondaire.

Pour autant, le recours désormais marginal aux échanges téléphoniques ne doit pas conduire à en sous-estimer les risques. Ceux-ci sont soumis à des obligations spécifiques d’enregistrement, de conservation et de traçabilité, dont le respect repose sur des dispositifs opérationnels souvent plus complexes que ceux applicables aux outils électroniques, qui intègrent des fonctionnalités d’horodatage, d’archivage et de traçabilité des échanges. Les enregistrements de conversations téléphoniques contiennent aussi des données à caractère personnel et doivent, à ce titre, être traités conformément aux exigences du règlement général sur la protection des données (RGPD).

De plus, la faible fréquence d’utilisation du téléphone ne se traduit pas nécessairement par une diminution du risque. Au contraire, le caractère exceptionnel de ce canal peut contribuer à une moindre maîtrise opérationnelle et accroître le risque de non-conformité, ce qui justifie le maintien d’un niveau de vigilance élevé au sein des sociétés de gestion.

Parmi les bonnes pratiques, l’AMF a identifié les pratiques suivantes :

• fixer la durée de conservation de tous les enregistrements des conversations téléphoniques à cinq ans, en prévoyant la possibilité de l’étendre à sept ans en cas de demande de l’autorité compétente ;
• détailler dans la politique les fonctions des personnes dont le poste téléphonique est enregistré en motivant les raisons de l’enregistrement pour chacune des fonctions ;
• sensibiliser les nouveaux collaborateurs lors de leur arrivée et, chaque année, l’ensemble du personnel de la société de gestion aux procédures et au fonctionnement des systèmes d’enregistrement des conversations téléphoniques, en rappelant aux personnes concernées que leurs conversations sont enregistrées ; 
• procéder à l’écoute d’un échantillon d’ordres passés à la voix tous les trimestres.

Parmi les mauvaises pratiques, l’AMF a relevé :

• ne pas regrouper dans une seule politique toutes les dispositions applicables au dispositif d’enregistrement des conversations téléphoniques ;
• ne pas contrôler l’installation et l’utilisation par les collaborateurs équipés d’un téléphone portable de l’application permettant l’enregistrement des conversations ;
• ne pas prévoir dans le plan de conformité et de contrôle interne de contrôles portant explicitement sur l’enregistrement des conversations téléphoniques ; 
• devoir passer par un service technique pour accéder aux enregistrements.